Tilojen varaamiseen on tarjolla hyvin erilaisia ratkaisuja, ja niiden hinnat vaihtelevat nollasta kymmeniin tuhansiin euroihin vuodessa. Tässä oppaassa vertaillaan neljää yleisintä vaihtoehtoa: kenelle kukin sopii, mitä se maksaa ja mihin työaika kuluu. Lopussa on esimerkkilaskelma, jolla voitte arvioida oman tilanteenne kokonaiskustannuksen.
1. Taulukko, sähköposti ja yhteinen kalenteri
Moni seura ja pieni kunta aloittaa Excelillä tai jaetulla kalenterilla: varaukset tulevat sähköpostilla tai puhelimitse, ja joku kirjaa ne käsin. Ratkaisu ei maksa mitään ja on helppo aloittaa.
Kustannus syntyy työajasta. Jokainen varaus vaatii viestinvaihtoa, vakiovuorot kirjataan viikko kerrallaan, hinnat lasketaan käsin ja laskut kootaan erikseen. Päällekkäisyydet huomataan usein vasta, kun kaksi joukkuetta seisoo saman salin ovella.
- Sopii: muutama tila, vähän varauksia, ei maksuja
- Heikkoudet: käsityö, virheet, ei itsepalvelua eikä verkkomaksua, tieto yhden ihmisen varassa
2. Yleinen ajanvaraus- tai kalenterityökalu
Kampaamoille ja vastaanotoille tehdyt ajanvarausohjelmat ovat edullisia ja usein nopeita ottaa käyttöön. Niissä varaaja valitsee vapaan ajan itse ja voi joskus maksaa verkossa.
Tilojen varaaminen poikkeaa ajanvarauksesta kuitenkin olennaisesti: sali jaetaan lohkoihin, vakiovuoro toistuu koko kauden, hinnat riippuvat asiakasryhmästä ja kellonajasta, ja osa vuoroista laskutetaan tai annetaan maksutta. Yleistyökaluun nämä joudutaan rakentamaan kiertoteinä tai hoitamaan edelleen käsin.
- Sopii: yksittäinen tila, lyhyet kertavaraukset, yksi hinta
- Heikkoudet: ei lohkoja, kausia, vakiovuorojen jakoa eikä asiakasryhmähinnoittelua; laskutus muualla
3. Laaja kunnan tila- ja asiakaspalvelujärjestelmä
Suurilla kunnilla on usein laaja järjestelmä, joka kattaa tilojen lisäksi esimerkiksi kurssit, liput tai muut asiakaspalvelut ja on integroitu kunnan muihin järjestelmiin. Toiminnallisuutta on paljon, ja järjestelmä räätälöidään organisaation prosesseihin.
Hinta muodostuu tyypillisesti käyttöönottoprojektista, lisensseistä ja ylläpitosopimuksesta, ja hankinta kilpailutetaan. Käyttöönotto kestää kuukausia, ja muutokset tilataan toimittajalta. Pienelle tai keskisuurelle kunnalle ja seuralle kokonaisuus on usein raskas siihen nähden, mitä tilojen varaamiseen oikeasti tarvitaan.
- Sopii: suuri organisaatio, paljon palveluita yhdessä järjestelmässä, omat integraatiotarpeet
- Heikkoudet: hinta, käyttöönoton kesto, riippuvuus toimittajan projektityöstä
4. Valmis tilavarauspalvelu kuukausihinnalla
Tilojen varaamiseen erikoistunut pilvipalvelu toimii heti: tilat, hinnat ja varausehdot syötetään itse, ja varaajat varaavat ja maksavat verkossa. Päivitykset, ylläpito ja varmuuskopiot sisältyvät hintaan, eikä omia palvelimia tarvita.
Vertaillessa kannattaa tarkistaa, sisältyvätkö tilojen varaamisen erityistarpeet vakiona: lohkot, vakiovuorot ja kaudet, asiakasryhmien hinnat, maksuttomat vuorot, laskutus sekä päällekkäisten varausten esto myös maksun aikana. Tarkemmat kysymykset ovat oppaassa "Tilavarausjärjestelmän valinta: tarkistuslista kunnille ja seuroille".
- Sopii: kunnat, seurat, yhdistykset ja yritykset, joilla on muutamasta kymmeniin tiloja
- Heikkoudet: räätälöinti rajallista; laajat integraatiot vaativat erillisen sopimuksen
Kokonaiskustannus: laske myös työaika
Hintavertailu jää vajaaksi, jos mukana on vain lisenssin hinta. Usein suurin kustannus on varausten käsittelyyn kuluva työaika: viestit, kirjaukset, hintojen laskeminen, laskujen kokoaminen ja virheiden korjaaminen.
Esimerkki (luvut ovat oletuksia, laske omillanne): jos varausten käsittelyyn kuluu käsin 4 tuntia viikossa ja työtunnin kokonaiskustannus on 35 €, vuodessa kertyy noin 6 440 € (46 työviikkoa). Tilavaraus.fi:n Plus-paketti maksaa ensimmäisenä vuonna 1 147 € perustamismaksuineen ja sen jälkeen 948 € vuodessa (alv 0). Jos itsepalvelu ja automaattinen laskutus puolittavat käsittelyajan, palvelu maksaa itsensä takaisin ensimmäisen vuoden aikana.
- Perus 49 €/kk, Plus 79 €/kk ja Laaja 119 €/kk (alv 0), perustaminen 199 €, sopimuskausi 12 kk
- Tilojen, varausten ja käyttäjien määrää ei ole rajoitettu
- Verkkomaksut menevät suoraan omalle tilillenne valitsemanne maksupalvelun kautta; maksupalvelu veloittaa omat kulunsa
Vaihtaminen vanhasta järjestelmästä
Vaihtamisen suurin huoli on yleensä se, että käyttäjät ja tulevat varaukset katoavat. Kysy toimittajalta, voiko käyttäjätunnukset, tulevat varaukset ja tilojen tiedot siirtää, ja miten käyttäjät pääsevät kirjautumaan uuteen palveluun.
Siirto kannattaa ajoittaa kausien väliin, ja vanha järjestelmä pitää jättää lukutilaan siirtymäajaksi. Tilavaraus.fi:hin on siirretty käyttäjätunnukset ja varaukset vanhasta järjestelmästä niin, että käyttäjä asettaa vain uuden salasanan. Siirron laajuus ja hinta sovitaan järjestelmäkohtaisesti.
Tilavaraus.fi
Jos tiloja on muutamasta kymmeniin ja haluatte varausten, maksujen ja laskutuksen toimivan ilman käsityötä, valmis tilavarauspalvelu on yleensä edullisin kokonaisuus. Kokeile demoa tai pyydä tarjous, niin lasketaan yhdessä, mitä palvelu teille maksaisi.