Vuorojen laskutuksessa virheet syntyvät yleensä siirtovaiheissa: varaukset ovat yhdessä paikassa, hinnat toisessa ja laskut kolmannessa. Kun tiedot kulkevat käsin taulukosta toiseen, peruutetut kerrat jäävät laskulle tai laskuttamatta jää kokonaisia sarjoja. Tässä oppaassa käydään läpi, miten laskutuksen saa luotettavaksi.
Hinta varaushetkellä, ei laskutushetkellä
Tallenna varaukselle hinta silloin, kun varaus tehdään. Jos hinnasto tai ALV-kanta muuttuu myöhemmin, vanhojen varausten hinnat eivät muutu kesken kauden, ja lasku vastaa sitä, minkä varaaja hyväksyi.
Syötä hinnat verottomina ja anna järjestelmän laskea ALV. Kun ALV-kanta muuttuu, riittää vaihtaa prosentti.
Vakiovuoro on yksi laskutettava kokonaisuus
Viikoittainen vakiovuoro voi sisältää kymmeniä kertoja. Laskulle se kannattaa koota yhdeksi kokonaisuudeksi, jossa näkyvät kerrat ja kokonaissumma. Sulkupäiville osuneet ja perutut kerrat eivät saa päätyä laskulle.
Laskutettavat aikaväliltä yhdellä haulla
Hae laskutettavat vuorot kuukaudelta tai kaudelta. Hyvä raportti näyttää varaajan laskutustiedot, kerrat, tunnit sekä summat verottomina ja verollisina ja kertoo, mitkä on jo laskutettu.
- Merkitse vuorot laskutetuiksi heti, kun lasku on lähetetty
- Vie raportti tarvittaessa Exceliin kirjanpitoa varten
- Pidä perutut vuorot raportissa erillään, ettei niitä lasketa summiin
Lasku suoraan järjestelmästä
Kun lasku muodostetaan suoraan varauksista juoksevalla laskunumerolla, viitenumerolla, eräpäivällä ja ALV-erittelyllä, laskua ei tarvitse kirjoittaa toiseen ohjelmaan. Sama lasku pitää voida tulostaa myöhemmin uudelleen muuttumattomana.
Verkkomaksu vähentää laskutusta
Satunnaisille varaajille verkkomaksu on yleensä helpoin: varaus vahvistuu vasta maksun jälkeen, eikä laskua tarvitse lähettää lainkaan. Laskulle varaaminen kannattaa sallia valituille asiakkaille, kuten seuroille ja yrityksille.
Tilavaraus.fi
Tilavaraus.fi tallentaa hinnan ja ALV:n jokaiselle varaukselle, kokoaa laskutettavat vuorot raportiksi ja muodostaa PDF-laskut viitenumeroineen. Verkkomaksut menevät suoraan omalle tilillenne.