Varausjärjestelmä palveluna
Selkeä ja moderni varausjärjestelmä kunnille, seuroille, yhdistyksille ja yrityksille osoitteessa yrityksesi.tilavaraus.fi. Varaaja löytää vapaan ajan, varaa ja maksaa puhelimella muutamalla napautuksella – ilman ohjeita tai sovelluksen asentamista. Verkkomaksut, laskutus ja vakiovuorot samassa palvelussa, käytössä jopa parissa päivässä.
Liikuntasalien, kenttien ja kokoustilojen vuorot: kausittaiset vakiovuorot, paikkakuntalaisten hinnat, nuorten maksuttomat vuorot ja koulujen käyttöajat samassa kalenterissa.
Omien tai vuokrattujen tilojen vuorot jäsenille ja muille varaajille. Varaajat näkevät vapaat ajat ja maksavat verkossa tai laskulla.
Kokoustilat, saunat, juhlatilat ja kentät verkkovarattavaksi omalla ilmeellä. Maksut suoraan omalle tilille ilman välikäsiä.
Yksi palvelu tiloille, varauksille, maksuille ja raporteille.
Selkeä käyttöliittymä, joka toimii yhtä hyvin puhelimella kuin tietokoneella. Varaaja näkee vapaat ajat kalenterista tai Vapaat vuorot -haulla, valitsee ajan ja maksaa – hinta näkyy ennen vahvistusta. Ylläpidon yhteenveto kertoo heti, mikä vaatii huomiota, ja ohjeet ovat palvelussa käyttäjän roolin mukaan. Saavutettavuus ja saavutettavuusseloste sisältyvät kaikkiin paketteihin.
Palvelu omassa osoitteessa yrityksesi.tilavaraus.fi omalla logolla ja väreillä. Tilojen esittelyt kuvineen sekä varausehdot, hinnasto ja tietosuojaseloste omina sivuinaan.
Varaaja maksaa verkkopankilla tai kortilla (Visma Pay, Paytrail), ja rahat menevät suoraan omalle kauppiastilillesi. Aika on pidossa maksun ajan, ja varaus vahvistuu vasta varmistetusta maksusta.
Valitse, ketkä saavat varata laskulle. Laskutettavat vuorot aikaväliltä tai kaudelta yhdellä haulla, laskut PDF:nä juoksevalla numerolla ja viitenumerolla, vienti Exceliin ja merkintä laskutetuksi.
Viikoittaiset vakiovuorot koko kaudeksi yhdellä varauksella. Sulkupäivät ja jo varatut ajat ohitetaan automaattisesti, ja varaaja näkee pois jäävät kerrat ennen vahvistusta.
Tilojen, lohkojen, varausten ja käyttäjien määrää ei ole rajoitettu. Jaa sali tai kenttä lohkoihin ja vuokraa koko tila tai sen osia – päällekkäiset varaukset on estetty aina.
Hinnat tiloittain ja lohkoittain, omat asiakasryhmät (esim. paikkakuntalaiset, seurat ja yritykset) omin hinnoin tai prosenttialennuksin, kausihinnat sekä prime time- ja hiljaisen ajan hinnat. Varaaja näkee hinnan ennen vahvistusta, ja hinnastosivu muodostuu hinnoista automaattisesti.
Varattavuus kausittain: tulevan kauden voi avata varattavaksi tiettynä hetkenä, jolloin kaikki pääsevät varaamaan samaan aikaan. Yhteenveto muistuttaa, kun kausi on päättymässä.
Esim. alle 18-vuotiaiden toiminta: oikeutetut varaavat maksutta, ja peruste näkyy kalenterissa ja raporteissa.
Varaaja löytää vapaat ajat kaikista tiloista päivän, keston ja lajin (esim. sulkapallo tai salibandy) mukaan – puhelimella, tabletilla tai koneella. Varaukset omaan kalenteriin.
Uusien käyttäjien hyväksyntä ennen varaamista, henkilökunnalle omat ylläpito-oikeudet tilojen ja varausten hoitoon (Plus ja Laaja) sekä varaus asiakkaan puolesta. Esimerkiksi juhlatilojen varaukset voi asettaa ylläpidon hyväksyttäviksi ennen vahvistusta (Plus ja Laaja). Kalenterin näkyvyyden voi rajata kirjautuneille.
Tilan kulkuohje tai ovikoodi lähtee varaajalle vahvistuksen mukana. Lisäosana jokainen varaus voi saada oman PIN-koodin, joka siirtyy kulunvalvontajärjestelmään automaattisesti ja avaa oven vain varauksen ajaksi.
Laaja-paketissa päivän vuorot, käynnissä oleva vuoro, tiedotteet ja QR-koodi varaukseen näkyvät aulan tai tilan oven näytöllä. Näyttö päivittyy itsestään, ja sen saa käyttöön pelkällä osoitteella mille tahansa selaimelle.
Tiedotteet etusivulle ja tilojen kalentereihin. Arkipyhät ja kielletyt ajankohdat, kuten koulujen käyttö, suljetaan varauksilta. Tilaisuuden alta perutaan vuorot kerralla ilmoituksineen.
Varausvahvistukset, peruutukset ja siirrot lähtevät varaajalle automaattisesti. Plus- ja Laaja-paketeissa varaaja saa muistutuksen ennen vuoroa, ja viestipohjat voi muokata omaan tyyliin.
Käyttöaste, laskutettavat ja maksuttomat vuorot, verkkomaksut, käyttäjät ja peruutukset. Yhteenveto näyttää, mikä vaatii huomiota.
Tiedot säilytetään EU:ssa, Tukholman konesalissa, ja yhteydet ovat salattuja. Jokaisen asiakkaan tiedot on eristetty, ja henkilötietoja käsitellään GDPR:n mukaisesti. Kaksivaiheinen tunnistautuminen ja automaattinen uloskirjaus. 100 % kotimainen palvelu.
Verkkovaraukset ja -maksut, vakiovuorot ja joustava hinnoittelu.
Pyydä tarjousLisäksi laskutus, PDF-laskut, raportit, henkilökunnan tunnukset, omat viestipohjat, varausten ennakkohyväksyntä, muistutusviestit ja ylläpidon muistiinpanot.
Pyydä tarjousLisäksi vuorohakemukset, käyttäjien hyväksyntä, kalenterin näkyvyyden rajaus, infonäyttö ja kieliversiot (ruotsi ja englanti).
Pyydä tarjous| Ominaisuus | Perus | Plus | Laaja |
|---|---|---|---|
| Rajaton määrä tiloja, lohkoja, varauksia ja käyttäjiä | ✓ | ✓ | ✓ |
| Oma osoite, oma ilme ja sisältösivut (hinnasto päivittyy automaattisesti) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verkkomaksut suoraan omalle tilille (Visma Pay, Paytrail) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kerta- ja vakiovuorot, kaudet ja varausten avautuminen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Asiakasryhmät, kausi- ja aikahinnat (prime time, hiljainen aika) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Maksuttomat vuorot perusteineen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tiedotteet, automaattiset viestit ja kalenterivienti | ✓ | ✓ | ✓ |
| Saavutettava palvelu (WCAG 2.1 AA) ja saavutettavuusseloste | ✓ | ✓ | ✓ |
| Varaus asiakkaan puolesta | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tilan kulkuohje tai ovikoodi varaajan vahvistusviestiin | ✓ | ✓ | ✓ |
| Henkilökunnan tunnukset tilojen ja varausten hoitoon | – | ✓ | ✓ |
| Viestipohjien muokkaus omaan tyyliin | – | ✓ | ✓ |
| Laskulle varaaminen ja PDF-laskut viitenumeroineen | – | ✓ | ✓ |
| Raportit: laskutettavat, käyttöaste, maksut, käyttäjät | – | ✓ | ✓ |
| Varausten ennakkohyväksyntä tiloittain (esim. juhlatilat) | – | ✓ | ✓ |
| Ylläpidon muistiinpanot asiakkaista ja varauksista | – | ✓ | ✓ |
| Muistutusviesti varaajalle ennen vuoroa | – | ✓ | ✓ |
| Vuorohakemukset (esim. kauden vakiovuorojen jako) | – | – | ✓ |
| Uusien käyttäjien hyväksyntä ennen varaamista | – | – | ✓ |
| Kalenterin näkyvyyden rajaus kirjautuneille | – | – | ✓ |
| Infonäyttö: päivän vuorot aulan näytölle | – | – | ✓ |
| Varaajan näkymä ruotsiksi ja englanniksi (muihin paketteihin lisäosana) | – | – | ✓ |
Laskut talousjärjestelmään ilman käsityötä: Netvisor, Procountor, Finvoice-verkkolaskut tai oma tiedostomuoto. Tilakohtaiset tuotekoodit, kirjanpitotilit ja kustannuspaikat.
Lisäosana: Plus, Laaja · hinta tarjouksen mukaanVarauskohtainen PIN-koodi, joka siirtyy kulunvalvontajärjestelmään automaattisesti ja avaa oven vain varauksen ajaksi.
Lisäosana: Perus, Plus, Laaja · hinta tarjouksen mukaanVaraajan näkymä ruotsiksi ja englanniksi: kalenteri, varaus, maksu, omat varaukset ja ohjeet. Varaaja valitsee kielen, ja ylläpito valitsee käytössä olevat kielet.
Sisältyy: Laaja · Lisäosana: Perus, Plus · hinta tarjouksen mukaanPäivitykset, ylläpito ja tietojen varmuuskopiointi sisältyvät kaikkiin paketteihin. Hinnat alv 0 %, 12 kuukauden sopimus. Lopullinen hinta tarjouksen mukaan. Verkkomaksujen palvelumaksut oman maksupalvelusopimuksesi (Visma Pay tai Paytrail) mukaan.
Käytännön vinkkejä vuorojen jakoon, vuorohakuun ja laskutukseen.
Käytännön opas kuntien ja seurojen liikuntavuorojen jakoon: periaatteet, aikataulu, hinnat ja miten vakiovuorot jaetaan ilman Excel-taulukoita.
Lue opas →Opas · 1 minMiten järjestää vuorohaku uudelle kaudelle: hakuaika, hakemusten käsittely, vuorojen vahvistus ja vapaiden vuorojen avautuminen kaikille.
Lue opas →Opas · 1 minNäin laskutat sali- ja kenttävuorot oikein: hinnat ja ALV, vakiovuorojen kerrat, peruutukset, laskutettavat raportit ja PDF-laskut viitenumeroineen.
Lue opas →Opas · 1 minMitä tilavarausjärjestelmältä kannattaa vaatia: päällekkäisten varausten esto, vakiovuorot, verkkomaksut, laskutus, hinnoittelu, tietosuoja ja käyttöönotto.
Lue opas →Opas · 2 minMissä tiedot säilytetään, miten asiakkaiden tiedot erotellaan, varmuuskopiot, palvelutaso, käsittelysopimus ja alihankkijat. Tiivistelmä hankintoja varten.
Lue opas →Paketit Perus 49 €/kk, Plus 79 €/kk, Laaja 119 €/kk (alv 0 %) 12 kuukauden sopimuksella. Lopullinen hinta määräytyy tarpeidenne mukaan tarjouksella. Perustamiskulut ovat 199 € (alv 0 %), ja ne sisältävät palvelun perustamisen. Erikseen tilatut lisätyöt, kuten integraatiot, 65 €/h. Tilojen, varausten ja käyttäjien määrää ei ole rajoitettu missään paketissa.
Perus riittää, kun varaajat maksavat verkossa ja ylläpidosta vastaa pääkäyttäjä. Plus sopii, kun osa varaajista maksaa laskulla, tarvitsette raportteja tai ylläpitoon osallistuu henkilökuntaa. Laaja on tarkoitettu isommille toimijoille, jotka jakavat esimerkiksi kauden vakiovuorot hakemusten perusteella tai haluavat hyväksyä uudet käyttäjät. Pakettia voi vaihtaa sopimuskauden aikana.
Kyllä. Palvelu on suunniteltu niin, että varaaja osaa käyttää sitä ilman ohjeita: vapaat ajat näkyvät kalenterissa päivä-, viikko-, kuukausi- tai listanäkymänä, ja varauksen voi tehdä ja maksaa puhelimella muutamalla napautuksella. Mitään sovellusta ei tarvitse asentaa. Ylläpidossa yhteenveto näyttää, mikä vaatii huomiota, ja palvelun ohjeet mukautuvat käyttäjän rooliin ja käytössä oleviin ominaisuuksiin. Voit kokeilla palvelua demossa ennen yhteydenottoa.
Kyllä. Palvelu on suunniteltu WCAG 2.1 -tason AA saavutettavuusvaatimusten mukaiseksi: sitä voi käyttää näppäimistöllä ja ruudunlukijalla, kohdistus näkyy, kentillä ja painikkeilla on nimet ja tekstien kontrastit täyttävät vaatimukset. Jokaisella palvelulla on valmis saavutettavuusseloste, joka kertoo palvelun todellisen tilan ja päivittyy järjestelmän mukana. Saavutettavuus sisältyy kaikkiin paketteihin.
Palvelun perustaminen tapahtuu jopa alle kahdessa arkipäivässä tilauksesta. Käyttöönottoapu ja koulutus ovat lisäpalveluita: tarjoamme koulutuspaketin tai tuntiveloitteista apua (65 €/h) tarpeidenne mukaan.
Verkkomaksut Visma Payn tai Paytrailin kautta (verkkopankit ja kortit), lasku valituille asiakkaille sekä maksuttomat vuorot erikseen määritellyillä perusteilla. Verkkomaksut menevät suoraan organisaation omalle kauppiastilille – Tilavaraus.fi ei käsittele rahaliikennettä. Laskut voi muodostaa palvelussa PDF:nä viitenumeroineen.
Kyllä. Voitte määritellä omat asiakasryhmät, esimerkiksi paikkakuntalaiset, seurat ja yritykset, ja antaa niille omat hinnat tai prosenttialennuksen. Lisäksi hinta voi vaihdella kausittain sekä viikonpäivän ja kellonajan mukaan (esim. prime time tai hiljainen aika). Varaaja näkee aina hinnan ennen vahvistusta, ja julkinen hinnastosivu päivittyy hinnoista automaattisesti.
Kyllä. Kaudelle voi asettaa avautumishetken, jolloin kaikki pääsevät varaamaan samaan aikaan. Ennen sitä varaajat näkevät ajastimen ja voivat täyttää varauksen tiedot valmiiksi. Tilan voi myös rajata varattavaksi vain kausien aikana.
Kyllä. Siirto vanhasta järjestelmästä onnistuu useimmiten helposti: siirrämme varaukset, vakiovuorot ja käyttäjätunnukset, ja käyttäjät palauttavat ensimmäisellä kirjautumisella salasanansa samalla sähköpostiosoitteella kuin ennenkin. Pyydä tarjous siirron toteutuksesta.
Kyllä. Palvelu on rakennettu kuntien liikuntapaikkojen varaamiseen: kausittaiset vakiovuorot ja kausien avautuminen, koulujen käyttöajat, paikkakuntalaisten ja muiden asiakasryhmien hinnat, nuorten maksuttomat vuorot sekä laskutus- ja käyttöasteraportit. Pyydä tarjous, niin saat hankintaa varten tarvittavat tiedot.
Kyllä. Plus- ja Laaja-paketeissa pääkäyttäjä voi nimetä henkilökuntaa, joka hoitaa tiloja ja varauksia ilman pääsyä käyttäjätietoihin, asetuksiin ja raportteihin. Ylläpito voi myös tehdä varauksia asiakkaan puolesta ja hyväksyä uudet käyttäjät ennen kuin he voivat varata.
Kyllä, kulunvalvonta on saatavilla lisäosana kaikkiin paketteihin. Jokainen varaus voi saada oman PIN-koodin, ja vahvistetut vuorot siirtyvät kulunvalvontajärjestelmään tiedostona, jonka muodon voi määrittää järjestelmän mukaan. Valmis skripti hakee tiedoston palvelimellenne minuutin välein, eikä palomuuria tarvitse avata. Peruutukset ja siirrot päivittyvät automaattisesti. Kiinteän ovikoodin tai kulkuohjeen voi lähettää varaajalle vahvistuksen mukana.
Kyllä. Taloushallinnon integraatio on saatavilla lisäosana Plus- ja Laaja-paketteihin: laskut muodostetaan varauksista, ja laskuaineisto viedään Netvisoriin, Procountoriin, Finvoice-verkkolaskuina tai talousjärjestelmänne omassa tiedostomuodossa. Tiloille voi määrittää omat tuotekoodit, kirjanpitotilit ja kustannuspaikat. Lisäosien hinta määräytyy tarjouksen mukaan.
Varaajan näkymä on saatavilla myös ruotsiksi ja englanniksi esimerkiksi kaksikielisille kunnille. Kieliversiot sisältyvät Laaja-pakettiin ja ovat muihin paketteihin saatavilla lisäosana. Kerro tarpeesta yhteydenoton yhteydessä.
Tiedot säilytetään EU:ssa, Tukholman konesalissa. Yhteydet ovat salattuja, jokaisen asiakkaan tiedot on eristetty toisistaan, ja henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tunnuksille voi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, ja toimettomat istunnot kirjataan ulos automaattisesti. Palvelun tuottaa suomalainen Jakuware Oy.
Ei. Kuukausihintaan sisältyy rajaton määrä tiloja, lohkoja, varauksia ja käyttäjiä.
Kyllä. Integraatioita esimerkiksi laskutusjärjestelmään voidaan toteuttaa tilauksesta lyhyellä varoitusajalla. Laskutettavat varaukset saa myös suoraan Excel-tiedostona.
Ei. Palvelu toimii selaimessa tietokoneella, tabletilla ja puhelimella. Päivitykset ja ylläpito sisältyvät palveluun.
Oletuksena kyllä: tilojen varauskalenterit ja vapaat vuorot ovat kaikkien selattavissa. Halutessanne kalenterin voi rajata näyttämään kirjautumattomille vain varatut ajat tai vain kirjautuneille käyttäjille. Varaaminen vaatii rekisteröitymisen, ja varaaja näkee omat varauksensa ja voi perua ne itse varausehtojen mukaisesti.
Kerro tiloistasi, niin räätälöimme käyttöönoton. Siirrämme tarvittaessa myös nykyiset varaukset ja käyttäjät vanhasta järjestelmästä.
Ota yhteyttäinfo@tilavaraus.fi · 045 783 770 17
100 % kotimainen palvelu – toteuttaja Jakuware Oy