Liikuntasalien ja kenttien vuorojen jakaminen on monessa kunnassa ja seurassa vuoden työläin varausasia. Kysyntä ylittää tarjonnan parhaina iltatunteina, ja jakoperusteiden on oltava sellaisia, että ne kestävät myös pettyneen hakijan kysymykset. Tässä oppaassa käydään läpi, miten jako kannattaa järjestää alusta loppuun.
1. Sovi jakoperusteet etukäteen ja julkaise ne
Reilu jako alkaa siitä, että kaikki tietävät säännöt ennen hakua. Kirjaa periaatteet lyhyesti ja julkaise ne varausehtojen tai hinnaston yhteydessä.
- Ketkä saavat hakea ensisijaisesti (esim. paikalliset seurat, lasten ja nuorten toiminta)
- Miten iltojen parhaat ajat jaetaan, jos hakemuksia on enemmän kuin vuoroja
- Onko yhdellä toimijalla enimmäismäärä vuoroja viikossa
- Miten käyttämättömistä vuoroista toimitaan kesken kauden
2. Tee kaudelle selkeä aikataulu
Vakiovuorot jaetaan yleensä kausittain, esimerkiksi syys- ja kevätkaudeksi. Hyvä aikataulu erottaa kolme vaihetta: hakuaika, käsittely ja hetki, jolloin jakamatta jääneet vuorot avautuvat kaikille varattaviksi.
Kun hakuaika on käynnissä, kauden vuoroja ei pidä voida varata suoraan kalenterista. Muuten nopein varaaja ohittaa hakemusprosessin. Vasta kun hyväksytyt hakijat ovat vahvistaneet vuoronsa, loput ajat vapautuvat yleiseen varaukseen samalla hetkellä kaikille.
3. Käsittele päällekkäiset hakemukset näkyvästi
Kun samaan aikaan hakee useampi toimija, käsittelijän on nähtävä kilpailevat hakemukset rinnakkain: kuka hakee, mihin asiakasryhmään hakija kuuluu ja mitä vuoro maksaisi. Yksi aika voi päätyä vain yhdelle, joten järjestelmän on estettävä kahden päällekkäisen hyväksynnän syntyminen.
Hylätylle hakijalle kannattaa kertoa lyhyt perustelu ja ajankohta, jolloin vapaaksi jääneitä vuoroja voi varata. Se vähentää yhteydenottoja merkittävästi.
4. Hinnoittele vuorot asiakasryhmittäin
Moni kunta hinnoittelee vuorot eri tavoin esimerkiksi paikkakuntalaisille, ulkopaikkakuntalaisille ja yrityksille, ja lasten ja nuorten toiminnalle vuorot voivat olla maksuttomia. Kun hinnat on tallennettu järjestelmään, hakija näkee hinnan ennen vahvistusta, eikä kenenkään tarvitse laskea niitä käsin.
5. Vahvista ja laskuta samassa paikassa
Hyväksytyt vakiovuorot ovat usein kymmenien kertojen sarjoja. Kun vahvistus, mahdollinen verkkomaksu tai laskutus ja kalenteri ovat samassa järjestelmässä, sulkupäivinä pois jäävät kerrat, peruutukset ja laskutettavat summat pysyvät oikein ilman erillistä taulukkoa.
Tilavaraus.fi
Tilavaraus.fi:ssä vuorohakemukset, asiakasryhmien hinnat, vakiovuorot ja laskutus ovat samassa palvelussa. Kauden vuorot jaetaan hakemuksilla, ja vapaaksi jääneet ajat avautuvat automaattisesti kaikille ilmoitettuna hetkenä.