Tilavarausjärjestelmä käsittelee varaajien yhteystietoja, varauksia ja maksuja, joten tietoturva ja tietosuoja ovat hankinnassa keskeisiä kysymyksiä. Tälle sivulle on koottu Tilavaraus.fi-palvelun keskeiset tiedot. Tarkempi tietoturvakuvaus ja henkilötietojen käsittelysopimus toimitetaan tarjouksen yhteydessä.
Tiedot säilytetään EU:ssa
Palvelu toimii Amazon Web Servicesin pilvessä Tukholman alueella. Kaikki henkilötiedot tallennetaan ja käsitellään EU:ssa, eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Palvelu ei käytä analytiikka-, seuranta- tai mainospalveluja, eikä se lataa fontteja tai muuta sisältöä kolmansien osapuolten palvelimilta, joten kävijän tiedot eivät välity niille.
Organisaatioiden tiedot on eroteltu
Jokaisella asiakkaalla on oma osoite, ja jokainen tietue on sidottu yhteen organisaatioon. Käyttöoikeudet tarkistetaan palvelimella jokaisessa kyselyssä, eikä käyttäjä voi muuttaa omaa organisaatiotaan. Ylläpitäjät näkevät vain oman organisaationsa tiedot.
Käyttäjät ja tunnistautuminen
- Roolit: varaaja, henkilökunta ja pääkäyttäjä omin oikeuksin
- Kaksivaiheinen tunnistautuminen todennussovelluksella kaikille tunnuksille
- Automaattinen uloskirjaus, kun käyttäjä on ollut toimettomana
- Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä
- Käyttämättömien tunnusten poisto ja käyttäjän tietojen poisto niin, että varaushistoria säilyy ilman henkilötietoja
- Muuttumaton toimenpideloki: kuka ylläpidosta teki mitä ja milloin, myös henkilötietojen viennit (tiedonhallintalaki 17 §)
Salaus, maksut ja varmuuskopiot
- Kaikki yhteydet ovat salattuja, ja tietokanta on salattu myös levyllä
- Verkkomaksut menevät maksunvälittäjän (Visma Pay tai Paytrail) kautta suoraan organisaation omalle tilille, eikä maksukortti- tai pankkitietoja käsitellä palvelussa
- Tietokannasta otetaan jatkuva varmuuskopio, ja tiedot voidaan palauttaa mihin tahansa hetkeen 35 päivän ajalta
- Tiedot tallennetaan useaan konesaliin
Käsittelysopimus ja alihankkijat
Asiakas on asiakasrekisterinsä rekisterinpitäjä, ja palvelun tuottava Jakuware Oy on henkilötietojen käsittelijä. Käsittelysopimus perustuu EU-komission vakiosopimuslausekkeisiin (2021/915). Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan asiakkaalle viimeistään 24 tunnin kuluessa havainnosta.
Ainoa alihankkija on Amazon Web Services (pilvi-infrastruktuuri, EU). Maksunvälittäjän kanssa asiakas tekee oman sopimuksen.
Jokaisella asiakkaalla on palvelussa valmis rekisteri- ja tietosuojaseloste sekä saavutettavuusseloste, jotka päivittyvät organisaation asetusten mukaan.
Palvelutaso
- Saatavuustavoite 99,5 % kuukaudessa
- Tuki arkisin klo 8–16 sähköpostitse ja puhelimitse
- Kriittisen vian vasteaika 4 tuntia, muiden seuraava arkipäivä
- Käyttökatkoa vaativat huollot tehdään huoltoikkunassa klo 22–06; muista katkoista ilmoitetaan vähintään 3 päivää etukäteen
Tiedot sopimuksen päättyessä
Sopimuksen päättyessä organisaation tiedot palautetaan 30 päivän kuluessa CSV- ja JSON-tiedostoina, jotka voi tuoda toiseen järjestelmään. Sen jälkeen tiedot poistetaan palvelusta ja varmuuskopioista viimeistään 35 päivän kuluessa.
Tilavaraus.fi
Pyydä tarjouksen yhteydessä tarkempi tietoturvakuvaus, käsittelysopimus ja palvelutasokuvaus. Vastaamme mielellämme myös hankinnan tietoturvakyselyihin.