Varausjärjestelmä palveluna
Selkeä ja moderni palvelu tilojen varaamiseen kunnille, seuroille, yhdistyksille ja yrityksille osoitteessa yrityksesi.tilavaraus.fi. Varaaja löytää vapaan ajan ja maksaa muutamalla napautuksella, eikä sovellusta tarvitse asentaa. Verkkomaksut, laskutus ja vakiovuorot samassa palvelussa, ja käyttöönotto on nopea ja yksinkertainen.
Liikuntasalien, kenttien ja kokoustilojen vuorot: kausittaiset vakiovuorot, paikkakuntalaisten hinnat, nuorten maksuttomat vuorot ja koulujen käyttöajat samassa kalenterissa.
Omien tai vuokrattujen tilojen vuorot jäsenille ja muille varaajille. Varaajat näkevät vapaat ajat ja maksavat verkossa tai laskulla.
Kokoustilat, saunat, juhlatilat ja kentät verkkovarattavaksi omalla ilmeellä. Maksut suoraan omalle tilille ilman välikäsiä.
Yksi palvelu tiloille, varauksille, maksuille ja raporteille.
Selkeä käyttöliittymä toimii yhtä hyvin puhelimella kuin tietokoneella. Varaaja näkee vapaat ajat, valitsee sopivan ja maksaa – hinta näkyy aina ennen vahvistusta. Ylläpidon yhteenveto kertoo heti, mikä vaatii huomiota, ja palvelu on saavutettava.
Palvelu toimii osoitteessa yrityksesi.tilavaraus.fi omalla logolla ja väreillä. Tilat esitellään kuvineen, ja varausehdot, hinnasto ja tietosuojaseloste ovat omina sivuinaan.
Varaaja maksaa verkkopankilla tai kortilla (Visma Pay tai Paytrail), ja rahat menevät suoraan omalle tilillesi. Aika pysyy varattuna maksun ajan, ja varaus vahvistuu vasta, kun maksu on varmistettu.
Päätä itse, ketkä saavat varata laskulle. Laskutettavat vuorot saat yhdellä haulla, ja laskut syntyvät PDF:nä viitenumeroineen tai aineistona taloushallinnon järjestelmään.
Viikoittainen vakiovuoro koko kaudeksi yhdellä varauksella. Sulkupäivät ja jo varatut ajat jäävät automaattisesti pois, ja varaaja näkee ne ennen vahvistusta.
Tiloja, lohkoja, varauksia ja käyttäjiä voi olla niin paljon kuin tarvitset. Jaa sali tai kenttä lohkoihin ja vuokraa koko tila tai sen osia – päällekkäiset varaukset on aina estetty.
Omat hinnat tiloille, lohkoille ja asiakasryhmille, kuten paikkakuntalaisille, seuroille ja yrityksille. Hinta voi vaihdella kauden, viikonpäivän ja kellonajan mukaan, ja hinnastosivu päivittyy itsestään.
Avaa uuden kauden vuorot varattaviksi tiettynä hetkenä, niin kaikki pääsevät varaamaan samaan aikaan. Yhteenveto muistuttaa, kun kausi on päättymässä.
Seurat hakevat kauden vakiovuoroja hakuaikana, ja ylläpito jakaa vuorot hakemusten perusteella. Hyväksytyistä hakemuksista syntyvät varaukset suoraan, ja muut ajat avautuvat vapaaseen varaukseen sovittuna hetkenä.
Esimerkiksi nuorten toiminta tai kunnan oma käyttö: oikeutetut varaavat maksutta, ja peruste näkyy kalenterissa ja raporteissa.
Varaaja löytää vapaat ajat kaikista tiloista päivän, keston ja lajin mukaan ja voi viedä varauksensa omaan kalenteriinsa.
Henkilökunta hoitaa tiloja ja varauksia omilla oikeuksillaan, ja ylläpito voi varata asiakkaan puolesta. Uudet käyttäjät ja vaikkapa juhlatilojen varaukset voi hyväksyä ennen vahvistusta.
Tilan kulkuohje tai ovikoodi lähtee varaajalle vahvistuksen mukana. Varaus voi saada myös oman PIN-koodin, joka siirtyy kulunvalvontaan automaattisesti ja avaa oven vain varauksen ajaksi.
Päivän vuorot, tiedotteet ja QR-koodi varaukseen aulan tai oven näytölle. Näyttö päivittyy itsestään ja toimii millä tahansa selaimella.
Tiedotteet näkyvät etusivulla ja tilojen kalentereissa. Arkipyhät ja esimerkiksi koulujen käyttöajat suljetaan varauksilta, ja tapahtuman alta vuorot perutaan kerralla ilmoituksineen.
Vahvistukset, peruutukset ja muistutukset ennen vuoroa lähtevät varaajalle automaattisesti. Viestipohjia voi muokata omaan tyyliin.
Käyttöaste, laskutettavat ja maksuttomat vuorot, verkkomaksut, käyttäjät ja peruutukset raportteina, jotka saa myös Exceliin.
Varaaja voi käyttää palvelua suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, ja maksusivu avautuu samalla kielellä.
Tiedot säilytetään EU:ssa, ja jokaisen asiakkaan tiedot on eristetty toisistaan. Henkilötietoja käsitellään GDPR:n mukaisesti, ja kirjautumisen voi suojata kaksivaiheisella tunnistautumisella. Ylläpidon toimenpiteet kirjautuvat lokiin, josta näkee, kuka teki mitä ja milloin. 100 % kotimainen palvelu.
Verkkovaraukset ja -maksut, vakiovuorot ja joustava hinnoittelu.
Pyydä tarjousLisäksi laskutus, PDF-laskut, raportit, henkilökunnan tunnukset, omat viestipohjat, varausten ennakkohyväksyntä, muistutusviestit ja ylläpidon muistiinpanot.
Pyydä tarjousLisäksi vuorohakemukset, käyttäjien hyväksyntä, kalenterin näkyvyyden rajaus, infonäyttö ja kieliversiot (ruotsi ja englanti).
Pyydä tarjous| Ominaisuus | Perus | Plus | Laaja |
|---|---|---|---|
| Rajaton määrä tiloja, lohkoja, varauksia ja käyttäjiä | ✓ | ✓ | ✓ |
| Oma osoite, oma ilme ja sisältösivut (hinnasto päivittyy automaattisesti) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Verkkomaksut suoraan omalle tilille (Visma Pay, Paytrail) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kerta- ja vakiovuorot, kaudet ja varausten avautuminen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Asiakasryhmät, kausi- ja aikahinnat (prime time, hiljainen aika) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Maksuttomat vuorot perusteineen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tiedotteet, automaattiset viestit ja kalenterivienti | ✓ | ✓ | ✓ |
| Saavutettava palvelu (WCAG 2.1 AA) ja saavutettavuusseloste | ✓ | ✓ | ✓ |
| Varaus asiakkaan puolesta | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tilan kulkuohje tai ovikoodi varaajan vahvistusviestiin | ✓ | ✓ | ✓ |
| Henkilökunnan tunnukset tilojen ja varausten hoitoon | – | ✓ | ✓ |
| Viestipohjien muokkaus omaan tyyliin | – | ✓ | ✓ |
| Laskulle varaaminen ja PDF-laskut viitenumeroineen | – | ✓ | ✓ |
| Raportit: laskutettavat, käyttöaste, maksut, käyttäjät | – | ✓ | ✓ |
| Varausten ennakkohyväksyntä tiloittain (esim. juhlatilat) | – | ✓ | ✓ |
| Ylläpidon muistiinpanot asiakkaista ja varauksista | – | ✓ | ✓ |
| Muistutusviesti varaajalle ennen vuoroa | – | ✓ | ✓ |
| Vuorohakemukset (esim. kauden vakiovuorojen jako) | – | – | ✓ |
| Uusien käyttäjien hyväksyntä ennen varaamista | – | – | ✓ |
| Kalenterin näkyvyyden rajaus kirjautuneille | – | – | ✓ |
| Infonäyttö: päivän vuorot aulan näytölle | – | – | ✓ |
| Varaajan näkymä ruotsiksi ja englanniksi (muihin paketteihin lisäosana) | – | – | ✓ |
Laskut talousjärjestelmään ilman käsityötä: Netvisor, Procountor, Finvoice-verkkolaskut tai oma tiedostomuoto. Tilakohtaiset tuotekoodit, kirjanpitotilit ja kustannuspaikat.
Lisäosana: Plus, Laaja · hinta tarjouksen mukaanVarauskohtainen PIN-koodi, joka siirtyy kulunvalvontajärjestelmään automaattisesti ja avaa oven vain varauksen ajaksi.
Lisäosana: Perus, Plus, Laaja · hinta tarjouksen mukaanVaraajan näkymä ruotsiksi ja englanniksi: kalenteri, varaus, maksu, omat varaukset ja ohjeet. Varaaja valitsee kielen, ja ylläpito valitsee käytössä olevat kielet.
Sisältyy: Laaja · Lisäosana: Perus, Plus · hinta tarjouksen mukaanPäivitykset, ylläpito ja tietojen varmuuskopiointi sisältyvät kaikkiin paketteihin. Hinnat alv 0 %, 12 kuukauden sopimus. Lopullinen hinta tarjouksen mukaan. Verkkomaksujen palvelumaksut oman maksupalvelusopimuksesi (Visma Pay tai Paytrail) mukaan.
Demossa näet palvelun varaajan silmin: kalenterin, vapaat vuorot, hinnaston ja varauslomakkeen. Kirjautumista ei tarvita, eikä mitään tallenneta.
Avaa demoVuorojen jakoon, vuorohakuun ja laskutukseen.
Käytännön opas kuntien ja seurojen liikuntavuorojen jakoon: periaatteet, aikataulu, hinnat ja miten vakiovuorot jaetaan ilman Excel-taulukoita.
Lue opas →Opas · 1 minMiten järjestää vuorohaku uudelle kaudelle: hakuaika, hakemusten käsittely, vuorojen vahvistus ja vapaiden vuorojen avautuminen kaikille.
Lue opas →Opas · 1 minNäin laskutat sali- ja kenttävuorot oikein: hinnat ja ALV, vakiovuorojen kerrat, peruutukset, laskutettavat raportit ja PDF-laskut viitenumeroineen.
Lue opas →Opas · 1 minMitä tilavarausjärjestelmältä kannattaa vaatia: päällekkäisten varausten esto, vakiovuorot, verkkomaksut, laskutus, hinnoittelu, tietosuoja ja käyttöönotto.
Lue opas →Opas · 2 minMissä tiedot säilytetään, miten asiakkaiden tiedot erotellaan, varmuuskopiot, palvelutaso, käsittelysopimus ja alihankkijat. Tiivistelmä hankintoja varten.
Lue opas →Paketit Perus 49 €/kk, Plus 79 €/kk, Laaja 119 €/kk (alv 0 %) 12 kuukauden sopimuksella. Lopullinen hinta määräytyy tarpeidenne mukaan tarjouksella. Lisäksi palvelun perustaminen maksaa kertaluonteisesti 199 € ja erikseen tilatut lisätyöt, kuten integraatiot, 65 €/h (alv 0 %).
Perus riittää, kun varaajat maksavat verkossa ja ylläpidosta vastaa pääkäyttäjä. Plus sopii, kun osa varaajista maksaa laskulla, tarvitsette raportteja tai ylläpitoon osallistuu henkilökuntaa. Laaja on tarkoitettu isommille toimijoille, jotka jakavat esimerkiksi kauden vakiovuorot hakemusten perusteella, haluavat hyväksyä uudet käyttäjät tai tarvitsevat infonäytön tai ruotsinkielisen palvelun. Pakettia voi vaihtaa sopimuskauden aikana.
Kyllä. Palvelu on suunniteltu niin, että varaaja osaa käyttää sitä ilman ohjeita: vapaat ajat näkyvät kalenterissa päivä-, viikko-, kuukausi- tai listanäkymänä, ja varauksen voi tehdä ja maksaa puhelimella muutamalla napautuksella. Mitään sovellusta ei tarvitse asentaa. Ylläpidossa yhteenveto näyttää, mikä vaatii huomiota, ja palvelun ohjeet mukautuvat käyttäjän rooliin ja käytössä oleviin ominaisuuksiin. Voit kokeilla palvelua demossa ennen yhteydenottoa.
Kyllä. Palvelu on suunniteltu WCAG 2.1 -tason AA saavutettavuusvaatimusten mukaiseksi: sitä voi käyttää näppäimistöllä ja ruudunlukijalla, kohdistus näkyy, kentillä ja painikkeilla on nimet ja tekstien kontrastit täyttävät vaatimukset. Jokaisella palvelulla on valmis saavutettavuusseloste, joka kertoo palvelun todellisen tilan ja päivittyy järjestelmän mukana. Saavutettavuus sisältyy kaikkiin paketteihin.
Nopeasti: perustamme palvelun jopa parissa arkipäivässä tilauksesta, minkä jälkeen voitte lisätä tilat ja hinnat ja avata varaukset. Käyttöönottoapu ja koulutus ovat lisäpalveluita: tarjoamme koulutuspaketin tai tuntiveloitteista apua (65 €/h) tarpeidenne mukaan.
Verkkomaksut Visma Payn tai Paytrailin kautta (verkkopankit ja kortit), lasku valituille asiakkaille sekä maksuttomat vuorot erikseen määritellyillä perusteilla. Verkkomaksut menevät suoraan organisaation omalle kauppiastilille – Tilavaraus.fi ei käsittele rahaliikennettä. Laskut voi muodostaa palvelussa PDF:nä viitenumeroineen.
Kyllä. Voitte määritellä omat asiakasryhmät, esimerkiksi paikkakuntalaiset, seurat ja yritykset, ja antaa niille omat hinnat tai prosenttialennuksen. Lisäksi hinta voi vaihdella kausittain sekä viikonpäivän ja kellonajan mukaan (esim. prime time tai hiljainen aika). Varaaja näkee aina hinnan ennen vahvistusta, ja julkinen hinnastosivu päivittyy hinnoista automaattisesti.
Kyllä. Kaudelle voi asettaa avautumishetken, jolloin kaikki pääsevät varaamaan samaan aikaan. Ennen sitä varaajat näkevät ajastimen ja voivat täyttää varauksen tiedot valmiiksi. Tilan voi myös rajata varattavaksi vain kausien aikana.
Kyllä. Siirto vanhasta järjestelmästä onnistuu useimmiten helposti: siirrämme varaukset, vakiovuorot ja käyttäjätunnukset, ja käyttäjät palauttavat ensimmäisellä kirjautumisella salasanansa samalla sähköpostiosoitteella kuin ennenkin. Pyydä tarjous siirron toteutuksesta.
Kyllä. Palvelu on rakennettu kuntien liikuntapaikkojen varaamiseen: kausittaiset vakiovuorot, kauden vuorojen jako hakemuksilla ja kausien avautuminen, koulujen käyttöajat, paikkakuntalaisten ja muiden asiakasryhmien hinnat, nuorten maksuttomat vuorot, laskutus- ja käyttöasteraportit sekä ylläpidon toimenpideloki. Palvelu on saavutettava, ja varaajan näkymän saa myös ruotsiksi. Pyydä tarjous, niin saat hankintaa varten tarvittavat tiedot.
Kyllä. Plus- ja Laaja-paketeissa pääkäyttäjä voi nimetä henkilökuntaa, joka hoitaa tiloja ja varauksia ilman pääsyä käyttäjätietoihin, asetuksiin ja raportteihin. Ylläpito voi myös tehdä varauksia asiakkaan puolesta, ja Laaja-paketissa uudet käyttäjät voi hyväksyä ennen kuin he voivat varata. Kaikki ylläpidon toimenpiteet kirjautuvat lokiin.
Kyllä, kulunvalvonta on saatavilla lisäosana kaikkiin paketteihin. Jokainen varaus voi saada oman PIN-koodin, ja vahvistetut vuorot siirtyvät kulunvalvontajärjestelmään tiedostona, jonka muodon voi määrittää järjestelmän mukaan. Valmis skripti hakee tiedoston palvelimellenne säännöllisesti, jopa minuutin välein, eikä palomuuria tarvitse avata. Peruutukset ja siirrot päivittyvät automaattisesti. Kiinteän ovikoodin tai kulkuohjeen voi lähettää varaajalle vahvistuksen mukana.
Kyllä. Taloushallinnon integraatio on saatavilla lisäosana Plus- ja Laaja-paketteihin: laskut muodostetaan varauksista, ja laskuaineisto viedään Netvisoriin, Procountoriin, Finvoice-verkkolaskuina tai talousjärjestelmänne omassa tiedostomuodossa. Tiloille voi määrittää omat tuotekoodit, kirjanpitotilit ja kustannuspaikat. Lisäosien hinta määräytyy tarjouksen mukaan.
Varaajan näkymä on saatavilla myös ruotsiksi ja englanniksi esimerkiksi kaksikielisille kunnille. Kieliversiot sisältyvät Laaja-pakettiin ja ovat muihin paketteihin saatavilla lisäosana. Kerro tarpeesta yhteydenoton yhteydessä.
Tiedot säilytetään EU:ssa, Tukholman konesalissa. Yhteydet ovat salattuja, jokaisen asiakkaan tiedot on eristetty toisistaan, ja henkilötietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tunnuksille voi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, ja toimettomat istunnot kirjataan ulos automaattisesti. Palvelun tuottaa suomalainen Jakuware Oy.
Ei. Kuukausihintaan sisältyy rajaton määrä tiloja, lohkoja, varauksia ja käyttäjiä.
Kyllä. Valmiina ovat liitännät taloushallintoon (Netvisor, Procountor, Finvoice) ja kulunvalvontaan, ja varaukset saa raportteina Exceliin ja varaajan omaan kalenteriin. Muita integraatioita toteutamme tilauksesta (65 €/h).
Ei. Palvelu toimii selaimessa tietokoneella, tabletilla ja puhelimella. Päivitykset ja ylläpito sisältyvät palveluun.
Oletuksena kyllä: tilojen varauskalenterit ja vapaat vuorot ovat kaikkien selattavissa. Halutessanne kalenterin voi rajata näyttämään kirjautumattomille vain varatut ajat tai vain kirjautuneille käyttäjille. Varaaminen vaatii rekisteröitymisen, ja varaaja näkee omat varauksensa ja voi perua ne itse varausehtojen mukaisesti.
Kerro tiloistasi, niin räätälöimme käyttöönoton. Siirrämme tarvittaessa myös nykyiset varaukset ja käyttäjät vanhasta järjestelmästä.
Ota yhteyttäinfo@tilavaraus.fi · 045 783 770 17
100 % kotimainen palvelu – toteuttaja Jakuware Oy